Verwaltungsangestellte*r (m/w/d) im Büro des Gesamtbetriebsrats

Wir sind ver.di!

Gemeinsam Zukunft gestalten – mit ver.di!

Rund 1,9 Millionen Menschen aus über 1.000 privaten und öffentlichen Dienstleistungsberufen haben sich in ver.di zusammengeschlossen. Als eine der größten freien Gewerkschaften weltweit kämpfen wir für ihre Interessen – in Tarifverhandlungen, in den Betrieben, in den Dienststellen und gegenüber politisch Verantwortlichen.

Bereit, etwas zu bewegen? Sei dabei!

Mehr über das Arbeiten bei ver.di erfährst du unter:

https://www.verdi.de/ueber-uns/karriere-bei-ver-di/arbeiten-bei-verdi

Wir besetzen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine unbefristete Vollzeitstelle als Verwaltungsangestellte*r im Sekretariatsdienst^a (m/w/d) im Büro des Gewerkschaftsrats am Standort Berlin.

ver.di interne Bezeichnung nach GBV-Entgelt:

EG 5b.1 Mitarbeiter/in mit Sekretariatsaufgaben mit speziellen Anforderungen

Der Gesamtbetriebsrat vertritt die Interessen aller ver.di-Beschäftigten und besteht aus 31 Mitgliedern. Zu den wesentlichen Aufgaben gehört es, die Interessen der Beschäftigten kollektiv zu vertreten. Um diesen Aufgaben gerecht zu werden, benötigen wir ein gut organisiertes und strukturiertes Gesamtbetriebsratsbüro. Zu der Tätigkeit gehört auch die Teilnahme an Sitzungen, die regelmäßig auch außerhalb der Bundesverwaltung stattfinden. Dich erwartet ein lebhaftes Umfeld, von dem Ruhe und Übersicht abverlangt werden.

Du sorgst dafür, dass alle Sekretariatsarbeiten im Büro des Gewerkschaftsrats reibungslos erfolgen.

Zu den allgemeinen Sekretariatsaufgaben im Büro des Gewerkschaftsrats gehören u.a:

Anfragen, Anträge und Beschwerden entgegennehmen, Anliegen klären, an zuständige Stelle weiterleiten und im Rahmen des eigenen Kompetenzbereichs selbstständig erledigen
Termine vergeben, Gespräche vorbereiten
Administrative Abwicklung der Beteiligungsverfahren mit der Personalabteilung
Selbstständige technisch-organisatorische Betreuung des Gesamtbetriebsrats und seiner Ausschüsse

Postbearbeitung, auch elektronische

Postein- und ausgangsbearbeitung
Selbstständige Beantwortung im Aufgabengebiet
Diverse Verteiler aufbauen und pflegen

Organisatorische Zuarbeit

Vorbereitungen von Sitzungen und Besprechungen mit Aufbereitung und Digitalisierung der Unterlagen und Prüfung auf Vollständigkeit
Führung von Sitzungsniederschriften und Protokollen
Beschaffen, Auswählen und ggf. Aufbereiten der vom Gesamtbetriebsrat benötigten Informationen im Rahmen definierter Vorgaben
Selbstständige Bearbeitung von Standardsachverhalten im Zuständigkeitsbereich

Schriftverkehr/Telefonanfragen

Selbstständiges Erstellen von Briefen nach allgemeinen Vorgaben
Textbearbeitung von Standardtexten
Selbstständige Text- und Präsentationsgestaltung im Rahmen des Aufgabengebietes
Sachverhalte im Rahmen allgemeiner Vorgaben und des Aufgabengebietes klären und erledigen

Allgemeine organisatorische Tätigkeiten

Reiseplanung und -organisation
Bestellen von Räumen, Organisation der Bewirtung
Selbstständige Organisation von Veranstaltungen

Büroorganisation

Bürotechnische Abläufe und Arbeitsmittel organisieren
Terminplanung, -überwachung und Koordination
Allgemeine Bürotätigkeiten (Kopieren, Scannen, Materialbestellung, Versand von Informationsmaterial
Informationsbeschaffung (auch im Internet/Intranet etc.)
Wiedervorlagen
Ablage, Papier und elektronisch
Pflege von Dokumentationen
Pflege des Intranetauftritts des Gesamtbetriebsrats

(Statistische) Auswertungen für den eigenen Zuständigkeitsbereich

Tabellen erstellen, führen und ggf. grafisch aufbereiten
Selbstständige Ermittlung von Datenmaterial

Rechnungswesen

Reisekostenabrechnung und Prüfung von Rechnungen
Abrechnung von Sachmitteln etc.
Controlling im eigenen Zuständigkeitsbereich

Das bringst du mit:

Du bringst eine abgeschlossene Berufsausbildung (mindestens 3 Jahre) oder vergleichbare berufliche Erfahrungen mit.
Du kennst den Aufbau, die Aktivitäten sowie die wichtigsten Satzungen, Richtlinien und Regelungen von ver.di. oder du bist bereit, dich schnell in diese Themen einzuarbeiten.
Team-, Kooperations- und Koordinierungsfähigkeit
Eigeninitiative und selbstständige Aufgabenwahrnehmung
arbeitsrechtliche Grundkenntnisse, Grundkenntnisse im BetrVG wünschenswert
organisationspolitische Erfahrung
gute Kenntnisse im Umgang mit modernen Bürokommunikationsmitteln
Erfahrungen im Veranstaltungsmanagement
Bereitschaft, sich auch in neue Arbeitsmethoden / - mittel einzuarbeiten
Freundliches, überzeugendes und verbindliches Auftreten, Vertrauenswürdigkeit, Loyalität und Diskretion

Du bringst diese Kompetenzen mit? Dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen!

Das bieten wir an:

Gute Arbeit in einer sinnstiftenden Organisation
Einen sicheren unbefristeten Job
Ein kollegiales Umfeld in einem engagierten Team
Gute Arbeitsbedingungen zum Ausgleich zwischen Beruf und Privatleben, darunter:
- 38 Stunden-Woche mit Arbeitszeiterfassung und Arbeitszeitkonto
- Konkurrenzfähige Tarifvergütung mit 13 Monatsgehalt und Urlaubsgeld
- 33 Tage Urlaub im Jahr
- Möglichkeit zur mobilen Arbeit
- Gleitzeit
- Umfangreiches Fort- und Weiterbildungsprogramm
- Arbeitgeberzuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge
- Sozial- und Vorsorgeleistung sowie eine tolle Betriebskantine im Haus
- modern ausgestattetes Büro in zentraler Lage direkt an der Spree nahe Ostbahnhof

Weitere Informationen zu den Arbeitsbedingungen bei ver.di findest du unter:
https://www.verdi.de/ueber-uns/karriere-bei-ver-di/++co++7eb83250-0ea6-11ef-a9f6-49a8b819d598

Ablauf der Bewerbung und dein Draht zu uns

Wir schätzen die Vielfalt in der Arbeitswelt und setzen uns für die Erhöhung des Anteils von Kolleg*innen mit Einwanderungsbiografien/Migrationshintergrund ein. Menschen mit Schwerbehinderung oder Gleichgestellte werden bei entsprechender gleicher Eignung und Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.
Falls du für das Bewerbungsgespräch spezifische Unterstützung benötigst, lass es uns im Bewerbungsformular im Feld „Was du uns noch mitteilen möchtest“ wissen. Du kannst uns im Formular auch mitteilen, mit welchem Namen und welchen Pronomen du angesprochen werden möchtest. Selbstverständlich behandeln wir alle Angaben vertraulich. Bitte verzichte auf das Zusenden und Hochladen von Fotos.